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«VOLUM E 1 1, N UM B E R 1 I S SN 2 1 6 8 - 0 6 1 2 F L ASH DR I V E I S SN 1 9 4 1 - 9 5 8 9 ON L I N E T h e In s t it ut e f o r Bu s i n e s s an ...»

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GCBF ♦ Vol. 11 ♦ No. 1 ♦ 2016 ♦ ISSN 1941-9589 ONLINE & ISSN 2168-0612 USB Flash Drive 616 Global Conference on Business and Finance Proceedings ♦ Volume 11 ♦ Number 1 González, O; Álvarez, J (2010). Human capital, innovation and productivity in the hotel and restaurant sector in mediterranean tourist countries. En: Competitive strategies and polices (págs 75-97). Nova Science Publishers.

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DISEÑO ESTRUCTURAL DE LA ORGANIZACIÓN

Gustavo de Jesús Pérez Durán, Universidad Autónoma de Guadalajara, Campus Tabasco

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La razón de ser de una empresa es obtener sus productos o resultados finales, que son los que generan valor y que al ser obtenidos por sus clientes, le proporcionan los recursos económicos que pagan los gastos, generan utilidades y la mantienen vigente. Los productos finales sólo se obtienen si un conjunto de procesos funcionan armónicamente y perfectamente coordinados. Estos procesos pueden ser estudiados, controlados y dirigidos mediante un diagrama denominado Mapa Estructural, que los muestra en tres categorías fundamentales: Procesos Centrales, Procesos Clave y Procesos de Apoyo. El análisis inicia por los productos finales, pero los procesos de sus respectivos mapas se colocan como procesos centrales y se construyen Mapas Estructurales de segundo nivel. Este sistema se repite tantas veces sea necesario y se genera un conjunto integrado e interrelacionado de procesos. Los procesos generados se agrupan por afinidad y con estas agrupaciones se construye una organización que resulta orientada a los productos finales- única razón de ser de la empresa - y tiene todos los elementos para conseguir una operación estructurada y armónica orientada a los productos finales y los clientes.

PALABRAS CLAVE: Productos, Procesos, Clientes, Organización

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The fundamental purpose of a Company, is to generate its final products, because they have value and when they are bought by clients generate incomes to pay expenditures, make profits and maintain the Company alive. The final products, are obtained only if a group of processes work out harmoniously and in perfect coordination. This processes can be studied, controlled and managed by means of a diagram named Estructural Map, that show them separated in three fundamental categories: Central Processes, Key Processes and Suport Processes. The work to design an organization, starts by the Final Products, and the processes of their Estructural Maps, are taked like new Central Processes and with them, new Estructural Maps of second level are constructed. This procedure is repited any times as needed, generating a system of integrated and interrelated processes. This set of processes are grouped by afinity and the resulting clusters give rise to a new organization perfectly oriented in all of its parts, toward the final products, and in consecuense to the fundamental purpose of the Company. Finally and this is the main issue, the organization has all the elements to manage an harmonious and structured operation, oriented to products and clients.





JEL: L22, L23,M10, M16 KEYWORDS: Products, Processes, Clients, Organization

INTRODUCCIÓN

Desde el inicio de la humanidad, la organización ha sido un elemento fundamental para que el ser humano sea capaz de trabajar en conjunto. El trabajo en grupos humanos sólo es posible cuando se organiza el grupo y opera de acuerdo a esa organización, de manera coordinada, a fin de conjugar y armonizar las tareas y orientar todos los esfuerzos hacia el producto u objetivo común. Las empresas, vistas desde la óptica del trabajo en conjunto, no son más que conjuntos distintos de personas que deberían trabajar de manera GCBF ♦ Vol. 11 ♦ No. 1 ♦ 2016 ♦ ISSN 1941-9589 ONLINE & ISSN 2168-0612 USB Flash Drive 618 Global Conference on Business and Finance Proceedings ♦ Volume 11 ♦ Number 1 coordinada y armónica para lograr el fin fundamental de la empresa: los productos finales, que al ser “comprados” por los clientes, generan los recursos económicos que sostienen la vida de las empresas y la de todos los que trabajan en ellas. El diseño de organizaciones ha sido un problema que ha sido estudiado desde el inicio de la revolución industrial y el inicio del concepto de empresa como lo conocemos hoy. El problema siempre ha sido el mismo: “Cómo lograr que se divida el trabajo en módulos de tamaño adecuado para que sean manejados por grupos distintos de personas y que todos esos grupos trabajen de manera coordinada y armonizada para asegurar que se obtendrán los productos finales de la empresa”.

La literatura que se ha escrito sobre administración y organización es amplia y contiene una gran cantidad de enfoques y ejemplos. Se ha hablado desde división del trabajo, pasando por los métodos de Kaisen de los japoneses y un sinnúmero de conceptos norteamericanos de diseño estratégico de organizaciones, métodos de arriba hacia abajo y métodos de abajo hacia arriba, pero en ninguno de ellos se puede encontrar un método que establezca como principio del análisis los productos finales y como principio del diseño organizacional la conjugación de los esfuerzos hacia los procesos centrales y los productos finales, que son los que sostienen la vida de la empresa. La falta de un planteamiento metodológico del diseño organizacional enfocado en los productos finales y la concatenación de procesos, ha hecho necesario que las empresas dediquen mucha gente, tiempo y esfuerzo para resolver los problemas de eficacia que plantea la organización diseñada con los enfoques tradicionales, por lo que además de gastar más dinero del necesario, tienen menor productividad y eficacia. El enfoque que se propone en este trabajo, permitirá diseñar con certeza los métodos de trabajo, las interrelaciones entre las diferentes partes de la empresa, los sistemas de comunicación y los requerimientos de coordinación, armonización y dirección. Por ello el objetivo de este trabajo fue diseñar un método que permitiera que el diseño organizacional y la construcción de los organigramas de una empresa estuviera basado en la obtención de los productos finales y con ello asegurar que todas las actividades, en toda la empresa, estuvieran orientadas a ellos, de manera que todos los trabajadores tengan la posibilidad de identificar cómo lo que hacen, tiene relación con los productos finales y con ello dar sentido a su esfuerzo.

REVISIÓN LITERARIA

Nadler y Tushman, Señalan que existen tres formas básicas para diseñar los agrupamientos de una

estructura organizacional:

Por actividad: Este enfoque trata de reunir dentro de una misma área organizacional a las personas que tienen funciones, habilidades, procesos de trabajo o disciplinas afines o similares.

Por salidas o resultados: En este caso, el agrupamiento busca reunir a las personas con base en el servicio o producto en el cual participan, sin importar demasiado sus especialidades académicas o laborales.

Por usuario o cliente: El agrupamiento se diseña con el fin de reunir un conjunto de personas que deben trabajar para satisfacer las necesidades de un mismo tipo de cliente o estrato de mercado. También puede aplicarse para atender áreas geográficas específicas.

Organización de enfoque múltiple: Cuando existen situaciones complejas o se desea un diseño adaptable a diferentes situaciones, se puede emplear cualquier combinación de las tres formas básicas de agrupamiento descritas en los puntos anteriores.

Otros autores, también consideran en su análisis de la organización, que a veces es conveniente iniciar el diseño desde los niveles superiores de la empresa; a este enfoque se le denomina Top down (de arriba hacia abajo) y se sugiere que sea utilizado únicamente hasta el segundo o tercer nivel de la organización y únicamente para establecer las líneas de mando y comunicación. Obviamente los resultados que se obtienen son incompletos y muchas veces pueden ser incompatibles con el diseño que requieren los niveles GCBF ♦ Vol. 11 ♦ No. 1 ♦ 2016 ♦ ISSN 1941-9589 ONLINE & ISSN 2168-0612 USB Flash Drive 619 Global Conference on Business and Finance Proceedings ♦ Volume 11 ♦ Number 1 inferiores. Una segunda estrategia consiste en iniciar el diseño en el nivel básico más bajo: en donde se manufactura el producto y de ahí se procede hacia arriba de la organización identificando el trabajo, los empleos necesarios, los flujos de trabajo y los puestos, hasta llegar al nivel superior de la empresa.

A este modo de diseñar la organización se le denomina Bottom up (de abajo hacia arriba) Sin embargo todo lo anterior son sólo conceptos cuya aplicación requiere de una interpretación y de que la persona que intenta la aplicación, determine el proceso de implementación, las herramientas de análisis, la información que utilizará para crear su diseño organizacional y el método para deducir los elementos con los cuales construirá dicho diseño. En el mismo estado se encuentran otros materiales bibliográficos sobre el tema, ya que, el diseño organizacional es presentado como un arte que no está sujeto a muchas restricciones conceptuales o metodológicas. Se plantea, en la mayor parte de las publicaciones, o al menos se sugiere, que una buena alternativa consiste en copiar lo realizado por algunas empresas famosas que han tenido éxito en sus diseños y evitar los errores de aquellas que han fracasado.

Por lo anterior el autor de este trabajo consideró conveniente desarrollar un método de diseño, basado en la experiencia adquirida al participar en varias restructuraciones organizacionales realizadas en P. Exploración y Producción. En el desarrollo de estos trabajos, se fueron encontrando elementos que permitieron experimentar con el uso de los productos finales de una organización, como base para identificar los procesos que se interrelacionan para obtenerlos y se pudo comprobar que la agrupación de procesos por afinidad, es un medio poderoso y consistente para definir la estructura organizacional. El análisis de los resultados obtenidos en la práctica y la intención de integrar estos conocimientos y hallazgos en un método que pudiera ser aplicado de manera repetitiva y homogénea por cualquier persona, fue el punto de referencia que se utilizó para desarrollar la metodología que se expone a continuación

METODOLOGÍA

Este trabajo se realizó mediante una recopilación de las experiencias adquiridas como participante en más de cinco proyectos de reestructuración organizacional realizados en P. Exploración y Producción a lo largo de un período de 15 años y mediante el análisis de libros publicados sobre el tema. El desarrollo del método presentado en este trabajo, tuvo como punto de origen la inquietud de que debería buscarse una manera de diseñar la organización de una empresa, tomando como punto de partida sus productos finales y los procesos que dan origen a éstos y a todos los productos intermedios e internos.

RESULTADOS



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